Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gegevensverwerkingen door ClinicAcademy B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer (hierna: “ClinicAcademy”).

ClinicAcademy verwerkt persoonsgegevens van deelnemers ten behoeve van de uitvoering van haar diensten en opleidingen. Daarbij wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens

1.1. ClinicAcademy verwerkt persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor:

• De uitvoering van de overeenkomst met de deelnemer;
• Het naleven van wettelijke verplichtingen;
• Het behartigen van gerechtvaardigde belangen, zoals kwaliteitsverbetering en interne administratie;
• Situaties waarin je expliciet toestemming hebt gegeven.

1.2. Wettelijke verplichtingen kunnen voortvloeien uit onder meer:

• De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);
• De Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG);
• Algemene fiscale en administratieve wetgeving;
• De Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (indien van toepassing).

Door inschrijving voor een dienst of opleiding stem je in met de verwerking van je persoonsgegevens zoals in deze verklaring omschreven.

2. Categorieën van persoonsgegevens

ClinicAcademy verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar dienstverlening. Dit betreft onder andere:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• NAW-gegevens
• Opleidings- of deelnemernummer
• Informatie over gevolgde trainingen of opleidingen
• Registratie van aanwezigheid en prestaties
• Betalings- en facturatiegegevens
• Medische of zorggerelateerde gegevens (alleen indien strikt noodzakelijk voor een opleiding of training)

3. Doeleinden van gegevensverwerking

• Het uitvoeren van de overeenkomst, inclusief administratie en facturatie
• Organisatie en inhoudelijke uitvoering van opleidingen en trainingen
• Toetsing, evaluatie en kwaliteitsbewaking
• Communicatie met de deelnemer
• Klachtenafhandeling
• Beleid, management en verbetering van de dienstverlening
• Wetenschappelijk onderzoek en statistiek (uitsluitend geanonimiseerd, tenzij expliciete toestemming is verkregen)

4. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met derden indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wettelijk verplicht is. Denk hierbij aan:

• Trainers, docenten of medewerkers die direct betrokken zijn bij de opleiding
• Leveranciers van digitale leeromgevingen of software (zoals e-learning platforms)
• Administratieve of boekhoudkundige dienstverleners
• Toezichthouders of andere bevoegde instanties (alleen indien verplicht op grond van wetgeving)
• Eventueel met betrokken zorgverleners, uitsluitend met toestemming van de deelnemer

Met externe partijen die persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin privacybescherming is gewaarborgd.

5. Dossier en interne registratie

5.1. ClinicAcademy houdt een dossier bij voor zover dit nodig is voor een goede uitvoering van de opleiding of dienst.

5.2. Het dossier bevat gegevens over:

• Inhoud van gevolgde opleidingen en trainingen
• Beoordelingen, voortgang en feedback
• Eventuele gezondheids- of persoonlijke omstandigheden (indien relevant en met toestemming)
• Schriftelijke verklaringen of communicatie

5.3. Het dossier wordt ook gebruikt voor:

• Kwaliteitscontrole en audits
• Interne toetsing en accreditatieprocessen
• Evaluatie en certificering van de opleiding

6. Bewaartermijnen

6.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wettelijk anders vereist.

6.2. Standaard bewaartermijn voor opleidings- en deelnemersgegevens bedraagt 10 jaar, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor administratieve, juridische of kwaliteitsdoeleinden.

6.3. Geanonimiseerde gegevens kunnen onbeperkt worden gebruikt voor statistiek of onderzoek.

6.4. Deelnemers kunnen gemotiveerd verzoeken om eerder verwijdering van hun gegevens, mits dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen van ClinicAcademy.

7. Beveiliging en toegang

7.1. ClinicAcademy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige verwerking of ongeautoriseerde toegang. Denk aan:

• Versleuteling van digitale opslag
• Beveiligde toegangssystemen
• Interne autorisatieprocedures
• Contractuele geheimhoudingsverplichtingen voor alle medewerkers

7.2. Alleen medewerkers en trainers die voor hun functie toegang nodig hebben, krijgen toegang tot persoonsgegevens. ClinicAcademy hanteert een strikt need-to-know-principe.

7.3. Alle medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht, vastgelegd in hun arbeidsovereenkomst of professionele gedragscode.

8. Jouw privacyrechten

Als betrokkene heb je de volgende rechten op basis van de AVG:

• Recht op informatie
• Recht op inzage
• Recht op correctie of aanvulling
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op dataportabiliteit
• Recht van bezwaar
• Recht om toestemming in te trekken

Je kunt een verzoek of bezwaar indienen via privacy@clinicacademy.nl. Je ontvangt binnen 4-6 weken een schriftelijke reactie.

9. Klachten over gegevensverwerking

9.1. Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@clinicacademy.nl. Je klacht wordt volgens de klachtenprocedure van ClinicAcademy behandeld.

9.2. De volledige klachtenprocedure is beschikbaar via onze website: www.clinicacademy.nl/klachten

9.3. Als je er met ons niet uitkomt, kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Wijzigingen van deze privacyverklaring

ClinicAcademy behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen indien ontwikkelingen in de wetgeving of onze dienstverlening daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via: info@clinicacademy.nl